Aslı Colley
Değerlendirme merkezi uygulamaları

İnsan kaynakları yönetiminde son yıllarda hızla yaygınlaşan değerlendirme merkezi uygulamaları, kişinin mevcut ve potansiyel yetkinlikleri hakkında kapsamlı ve objektif bilgi edinilmesi amacıyla birden çok ve farklı değerlendirme tekniğinin kullanılmasını kapsamaktadır.

Kullanım Alanları
Değerlendirme merkezi uygulamaları, eleman seçme ve yerleştirme sürecinin yanında performans değerlendirme, kariyer planlama, eğitim ihtiyacı belirleme gibi mevcut insan kaynağının firma hedefleri doğrultusunda değerlendirilmesi süreçlerinde de gerçekleştirilmektedir.

İşe alım sürecinde kullanılan değerlendirme merkezi, uygun profile sahip bir aday havuzundan, aranan pozisyonun özelliklerine uygun adayların belirlenmesi ve işe alım kararının verilmesi ile sonuçlanmaktadır. Diğer tarafta, firma çalışanlarına yapılan uygulamalarda ise, kişilerin değerlendirilmekle kalmadığı, aynı zamanda geliştirme merkezi işlevi de gören bir süreç yaşandığı gözlemlenmektedir. Bu uygulamalar, potansiyel üst düzey yöneticilerin belirlenmesi, kuruluş içerisinde yüksek performans gösteren kişilerin yönetici ve uzman kadrolara yönlendirilmesi ve kişilerin gelişimlerinin sağlanılmasında önemli bir rol oynayarak ileriye yönelik hedefler koymada da çok ciddi bir araç teşkil etmektedir. İki uygulama arasındaki en büyük fark da budur.

Değerlendirme Merkezi Aşamaları: Değerlendirme merkezlerinin dört aşaması bulunmaktadır;

1.Proje planlama ve hazırlık

Birinci aşamada, kuruluşun strateji ve beklentileri doğrultusunda proje planı oluşturulur ve proje ekibinde yer alacak kuruluş içi ve danışman firma çalışanları belirlenir.
Değerlendirme merkezlerinde, hem danışmanların hem de firma içerisindeki özellikle insan kaynakları pozisyonlarında çalışan kişilerin iş birliği içerisinde olmaları önem taşımaktadır. Öncelikle iki tarafın görev ve sorumlulukları netleştirilmesi ve ulaşılması hedeflenen amaçlar saptanmalıdır.

2.Değerlendirme merkezi tasarımı

İkinci aşama, danışman firmanın yönetsel ve fonksiyonel yetkinlikleri belirlemesini kapsamaktadır. Değerlendirme merkezinin tasarımında yetkinlik kavramı büyük önem taşımaktadır. Belirlenen yetkinlikler çerçevesinde değerlendirme merkezi tasarlanır ve dokümanları oluşturulur. Değerlendirme merkezi kapsamında, farklı yetkinlikler farklı araçlarla değerlendirilmektedir.
Sürecin en önemli özelliği, adayların performanslarını oluşturulan iş benzeri ortamlarda simülasyonlarla gözlemleme olanağı sağlamasıdır. Bu simülasyonlar temel olarak grup çalışması, rol oyunu, vaka çalışması, gelen evrak çalışması, yetkinlik bazlı mülakat ve psikometri testler gibi farklı uygulamalardan oluşmaktadır.

Grup Çalışması
Grup çalışmasında bir grup tanıtımcıya tanımlı bir süre içerisinde çözmeleri için bir problem veya bir vaka verilmektedir. Katılımcılardan da önce bireysel olarak hazırlanıp, daha sonra kendi aralarında bu problem üzerinde tartışı, son olarak bir grup raporu hazırlayıp sunmaları istenmektedir.

Rol Oyunu
Rol oyununda katılımcıların bir r müşteri, çalışan, iş arkadaşı rolünü üstlenmiş bir kişiyle, ortaya çıkan bir problemi çözmesi istenmektedir. Örneğin, "satış elemanı" almaya veya satış müdürü ve yöneticilerinin yetkinliklerini ölçmeye yönelik bir değerlendirme merkezi kuruluyorsa; katılımcı satış müdürün, danışman da farklı talepleri olan bir müşteriyi oynar ve kişi, o zor müşteri karşısında işi başarı ile nasıl gerçekleştirmesi gerektiğini gösterir.

Vaka Çalışması
Vaka çalışmasında iş üzerine karşılaşılan bir problem verilmekte, katılımcıların konu ile ilgili görüşleri ve çözüm önerileri istenmektedir. Yazılı veya sözlü olarak uygulanabilen sistemde, görüş ve öneriler yine rapor halinde, genelde sözlü bir sunula bu kişiden beklenmektedir.

Evrak Çalışması
Evrak çalışmasında katılımcıya evrak kutusunda birikmiş memo, çağrı, mail ve şikâyetlerden oluşan bir dosya verilmektedir. Kısıtlı bir süre içerisinde bunları değerlendirmesi ve konularla ilgili gerekli kararlar alması, cevaplandırması ve bazı işleri de delege etmesi beklenmektedir.  Genellikle başlangıçta katılımcıya; "Bir seyahatten geldiniz. Sadece bir saat için ofistesiniz, günlerden cumartesi ve ofiste hiç kimse yok. Burada yanıtlamanız ya da çözüm bulmanız gereken sorular, problemler, mailler, yazılar var. Tümüne bugün cevap verin yarın başka bir seyahate gideceksiniz. Tüm evrakları değerlendirip organize ederek problemleri çözmeniz gerekiyor" gibi yönergeler verilir.

Yetkinlik Bazlı Mülakat
Yetkinlik bazlı mülakatlar sırasında danışman, her bir yetkinliğin ölçülmesine yönelik sorular sormakta ve katılımcının somut örneklerle yetkinliğini açıklayıcı örnekler vermesini hedeflemektedir.  Değerlendirme merkezleri çerçevesinde psikometrik testler destekleyici bir araç teşkil etmektedir. Bu kapsamda kişilik envanterleri ve yetenek testleri kullanılmaktadır.

3.Değerlendirme merkezinin uygulanması

Üçüncü aşamada değerlendirme merkezi, katılımcıların tüm uygulamalardan geçerek değerlendirmelerinin tamamlanmasını kapsayan bir süreç olmaktadır.
Bu uygulamalar bütün adaylar için aynı gün içerisinde arka arkaya gerçekleşmektedir.

4.Raporlama

Dördüncü aşama ise değerlendirme sonuçlarının raporlanmasını içermektedir. Burada amaç eleman seçme ve yerleştirme ise,
İşe alınacak elemanların belirlenmesi; değerlendirme, merkezi şirket çalışanlarına uygulanıyorsa da, katılımcıların gelişim planlarının oluşturulmasıdır. Öncelikle mevcut durumu gösteren raporların hazırlanması, daha sonraki etapta ise gelişim planlarının oluşturulması gerekmektedir.

Verimli Bir Uygulama İçin Neler Yapılmalı?

• Değerlendirme merkezi uygulamalarında standartlardan sapıldığında tarafsız ve doğru bir değerlendirme mümkün olmamaktadır. O yüzden öncelikle bu standartları çok iyi bir şekilde belirlemek gerekmektedir.
• Değerlendirme merkezi araçlarının, iş ortamında karşılaşılan olayların veya problemlerin simülasyonu olması önem taşımaktadır.
• Değerlendirme ölçeğinin her bir araç için açık ve standart olması ve her bir kişi için de bunun aynı olması gerekmektedir.
• Her katılımcı, bu testleri ve araçları aynı koşulda almalıdır.
• Değerlendiricinin, katılımcının davranışlarını çok iyi gözlemleyebilmesi gerekmektedir. Bazı durumlarda katılımcının bir yetkinliği sergilediğine dair hiç kanıt alınamayabilir, bu durum raporda "Bu kişide x uygulamasında y yetkinliğine sahip olmasına dair herhangi bir kanıt gözlemlenmemiştir." gibi bir ibare de kullanılabilir.
• Bir uygulamada birden fazla değerlendiricinin gözlem yapıp sonuçları paylaşarak karar vermesi önem taşımaktadır. Örneğin grup çalışmasında, iki tane danışman bir adaya yönelir, her ikisi de katılımcıyı ayrı ayrı gözlemler ve farklı notlar, raporlar tutup daha sonra bir araya gelerek raporları kıyaslar ve tartışır. Genellikle her bir yetkinlik ve araç için en az iki kişinin ortak fikri gerekmektedir.
• Her yetkinliğin birden fazla uygulamada gözlenebilir olması da önemlidir. Örneğin " ekip liderliği", hem rol oyununda, hem grup çalışmasında, hem de yetkinlik bazlı mülakat sırasında farklı sorularla ve yöntemlerle ölçülmektedir. Bu üç tane farklı araçtan alınan sonuçlar bir araya getirilip ortak bir sonuca varılmaktadır.
• Değerlendirme merkezinin katılımcılar tarafından adil ve tarafsız algılanması, katılımcının kendisini diğerleriyle eşit hissetmesi çok önemlidir. Bu yüzden tüm uygulamalar genellikle bir gün içerisinde tüm katılımcılarla eşit koşullarda tamamlanmaktadır.
• Son olarak, katılımcıların kişisel gelişimine yön verebilecek bir geri bildirim verilmesine dikkat edilmelidir.

Değerlendiricinin Rolü Nedir?

Değerlendirme merkezi uygulamaları; firmanın şimdi ve gelecekte hedeflediği liderlik rollerini göz önünde bulundurarak, istenen temel davranışları kapsamlı yetkinlik analizine dayanarak ölçmeyi içermektedir. Firmanın yapısı hakkında bilgi sahibi, deneyimli uzmanlardan oluşan değerlendiriciler, değerlendirme merkezi süresince yüksek derecede etkileşim gerektiren değerlendirmelerinden sonra, belirlenmiş firma hedefleri doğrultusunda adayların işe alımlarından kariyer planlarına kadar olan süreçlerini kapsayan önemli kararlar almaktadırlar.

Bu noktada değerlendiricinin firmayı çok iyi tanıması, değerlendirme merkezinin amacını çok iyi bilmesi ve her sürecin gözlem ve değerlendirme yapma konusunda eğitim almış tecrübeli danışmanlar tarafından izlenmesi büyük önem taşımaktadır.

Değerlendirme merkezi uygulamalarından verimli sonuç alınabilmesindeki en büyük etkenlerden biri de, kullanılan araçların tamamen kuruma özel olarak geliştirilmesidir. Firmanın ihtiyacı, uygulanacak pozisyon, beklenen yetkinlikler gibi temel faktörlerin netleştirilip "butik işi" değerlendirme merkezleri kurulmalıdır.

Değerlendirme merkezi araçlarını geliştirdikten sonra, danışmanların ilk uygulamaları firmadaki insan kaynakları bölümleriyle birlikte yapması da sistemin sonradan yürütülmesinde önem taşımaktadır. Böylece daha sonraki etapta araçların firmalara devredilmesi ve uygulamaları tamamıyla firma tarafından gerçekleştirilmesi sağlanabilmektedir. Bu noktada danışman firma ile kurumun uzun vadeli, iş ve çözüm ortaklığı çerçevesinde çalışması gerekmektedir.